LGPD e o descarte seguro de documentos

A digitalização dentro das empresas

Há alguns anos, ainda era preciso contar com disquetes, CDs e pen-drives. Hoje, com a agilidade do mercado, grande demanda por informações e necessidade de acesso em tempo real, os documentos podem ser encontrados a um clique de distância.

Feita totalmente em nuvem, a digitalização de documentos refere-se ao processo de converter as versões físicas em formato digital. Essa ação, que envolve o uso de scanners, câmeras digitais ou outros dispositivos, tem trazido impactos significativos para as empresas.

Abrangendo áreas como eficiência operacional, acessibilidade, segurança e sustentabilidade, esse procedimento resulta em:

Otimização de tempo

As versões digitalizadas podem ser facilmente acessadas, pesquisadas e compartilhadas. Isso reduz a necessidade de procurar fisicamente (o que pode levar algumas horas, às vezes) e acelera processos internos – como aprovações e colaboração em equipe.

Economia de Espaço

Esse procedimento elimina a necessidade de armazenamento físico de papel, liberando espaço valioso no escritório e reduzindo custos associados ao armazenamento

Redução de Erros

Com a digitalização, as chances de documentos serem perdidos ou danificados são menores – o que pode ocorrer, frequentemente, com as versões físicas. Além disso, processos automatizados podem reduzir erros humanos em tarefas exigentes, como a entrada de dados.

Além disso, esses arquivos têm a capacidade de ter backup e recuperação facilitada, contribuindo para a proteção contra perdas em caso de eventos inesperados (incêndios, inundações ou falhas de hardware, por exemplo).

Decidi fazer a conversão. O que a LGPD diz sobre descarte de papéis?

Algumas instituições estão sujeitas a normas que exigem a retenção e disponibilidade de determinados registros. E a digitalização pode facilitar o cumprimento dessas regulamentações.

Contudo, para que os formatos virtuais tenham os mesmos efeitos legais que os físicos, é preciso observar os requisitos estabelecidos em leis que tratem do assunto, como é o caso do Decreto 10.278 de 2020. Segundo o site do Governo Federal, ele:

”Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.”

Dessa forma, é importante ter consciência de que essa ação não é apenas uma forma de escanear. O procedimento é mais avançado, pois exige a presença de algumas características indispensáveis, como:

Autor, data e local da digitalização;
Identificador do documento digital;
Quem é o responsável;
Espécie de documento;
Resolução, cor e formato de arquivo (conforme anexo I do Decreto 10.278/20);
Hash (algoritmo que faz avaliação da integridade).

Essa determinação contribui para a promoção da transformação digital do governo, buscando simplificar processos, reduzir burocracias, economizar recursos e proporcionar maior agilidade e comodidade – além de estabelecer a adoção de outras medidas, como as assinaturas eletrônicas, visando à modernização.

Onde encontrar uma plataforma que siga esses padrões técnicos?

A Cleveris conta com uma solução abrangente e inovadora para atender às necessidades crescentes de digitalização e conformidade com a LGPD, em ambientes empresariais que estão em constante evolução.

Com ela, os negócios estarão regulados e aptos a responder seus clientes e stakeholders, mitigando os riscos da falta de Compliance. Além disso, os gestores irão:

Assegurar a blindagem da marca;
Ter medidas de segurança (Zero Trust, criptografia e anonimização);
Identificar onde estão os dados pessoais e sensíveis, e quais são as fontes de armazenamento dos dados, volumes e categorias de dados estruturados e não estruturados;
Automatizar os itens de governança da LPGD e a gestão pelos DPOS, Jurídico, Compliance e TI;
Impulsionar a performance corporativa e evitar possíveis danos.

Tenha ao seu lado o melhor produto na área de proteção de dados. Faça parte desse time.

A digitalização dentro das empresas

A digitalização dentro das empresas

Otimização de tempo

Economia de Espaço

Redução de Erros

Decidi fazer a conversão. O que a LGPD diz sobre descarte de papéis?

Onde encontrar uma plataforma que siga esses padrões técnicos?

Venha fazer parte desse time.

Nos siga nas redes sociais

Nos siga nas redes sociais

© Cleveris - Todos os direitos reservados. Desenvolvido por Agência Sardinha